| Die nachweisbare Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien ist ein wichtiges Thema, das auch oder gerade vor dem Personalbereich nicht Halt macht. Ob es die Kenntnisnahme einer Unterweisung ist, ein Dokumentenupload oder die Bestätigung, eine Schulung durchgeführt zu haben – eine Reihe von Vorgängen muss laut Gesetzgeber ordnungsgemäß dokumentiert bzw. explizit akzeptiert werden, per Mausklick oder durch Unterschrift. Üblicherweise werden die verschiedenen Unterweisungsmaßnahmen und Nachweispflichten in manuellen, lokalen Prozessen umgesetzt und dokumentiert. Nachweise zu Unterweisungen, Sicherheitstrainings und Qualifikationen sind nicht nur im Schadensfall wichtig. Auch bei externen Prüfungen kann dadurch das Unternehmen beweisen, dass es seinen Verpflichtungen nachkommt.
NEXUS / EPS bietet Ihnen zwei Möglichkeiten, die Regeltreue im HR-Umfeld durchzusetzen und nachzuweisen. Arbeitgeber können damit die ihnen obliegenden Unterrichtungs- und Nachweispflichten (etwa zur Umsetzung besonderer Arbeitssicherheitsmaßnahmen) automatisieren, anstatt sie wie bisher von Hand in lokalen Prozessen umzusetzen und zu dokumentieren.
Tutorials für UnterweisungsthemenWir bieten jedoch nicht nur die Werkzeuge zur Abbildung des Prozesses an, sondern haben auch verschiedene Tutorials mit vordefinierten Textbausteinen entwickelt, in denen die einzelnen Unterweisungsthemen thematisiert und die notwendigen Unterweisungsinhalte in informativ-unterhaltender Form vermittelt werden. Denn die zu erbringenden Nachweispflichten variieren stark. Deshalb bieten beide Compliance-Tools – das von SuccessFactors und die Lösung von NEXUS / EPS – verschiedene Varianten zur Gestaltung eines Compliance-Objektes an. So können auch Dokumentkontrollen (zu denen der Arbeitgeber ebenfalls verpflichtet ist) als digitale Prozesse gesteuert werden. Mit DSGVO-konformem Dokumenten-Workflow werden Unterlagen zielgerichtet gelenkt und archiviert.
Vermeiden Sie doppelten PflegeaufwandBerechtigungskonzepte auf Dokumentenebene erlauben einen sicheren Zugriff auf Daten der Beschäftigten. HR-Abteilungen, die solche Daten im Rahmen von Compliance-Aufgaben verarbeiten müssen, können sie daher zentral archivieren und agieren dadurch datenschutzkonform. Die Anbindung an das im Unternehmen eingesetzte HR-System vermeidet doppelten Pflegeaufwand; neue Beschäftigte werden automatisch zu den für sie relevanten Unterweisungen eingeladen.
Zuordnung von Beschäftigten und Maßnahmen durch Kopplung zu SAP HCMEssentiell für alle Formen der Nachweispflicht ist die eindeutige Zuordnung der Benutzer zur entsprechenden Maßnahme. Dies geschieht über die Rückkopplung und Verknüpfung zwischen SAP-Personalstammdaten und Windows Active Directory. So lassen sich Beschäftigtendaten aus SAP ziehen, man kann Dokumente datenschutzkonform innerhalb des Unternehmens verschicken, Zugriffe und Berechtigungen vergeben und über SAP Benutzergruppen definieren, wer welche Inhalte erhalten soll. Unternehmen, die sich für den Einsatz von SAP SuccessFactors entscheiden, finden im „Learning Management“ eine Compliance-Funktionalität, d.h. diese ist damit bereits durchgängig im Produkt SuccesFactors verankert. Das „Learning Management“-Modul der SuccessFactors HXM-Suite ist eine Plattform für das Thema Aus- und Weiterbildung und beinhaltet ebenfalls die Dokumentation der Lernschritte und -abschlüsse. Die Kombination von klassischem Präsenzunterricht mit Online-Content, das so genannte „Blended Learning“ lässt sich ebenso durchgängig dokumentieren und nachweisen wie die Einzeldisziplinen. In Lehrplänen, sogenannten Curricula, ist es durch Zwischenprüfungen möglich, den Lernerfolg zu monitoren, bis dann am Ende die finale Prüfung den Erfolg nachweislich bescheinigt.
Haben Sie kein SuccessFactors im Einsatz, bieten wir ein eigenes Tool für die Compliance-Sicherheit im HR-Umfeld an. Als Erweiterung der NEXUS / Personalakte ermöglicht es HR-Abteilungen, den Mitarbeitenden die notwendigen Schulungen, Zertifizierungslehrgänge, Unterweisungen etc. zuzuordnen. Bei erfolgreicher Durchführung legt es die Nachweise darüber in der Personalakte ab und informiert den Fachbereich proaktiv z. B. über die Notwendigkeit von Auffrischungen oder Neuzertifizierungen.
Digitale Compliance-Prozesse werden mit diesem Tool mit Nachweis auf Knopfdruck zentral angestoßen. Über den Webbrowser werden sie den Beschäftigten dezentral zugänglich gemacht. Ein automatisierter Erinnerungsprozess unterstützt die Mitarbeitenden dabei, ihre Verpflichtungen zeitgerecht abzuschließen.
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